Raspunsul este unul cat se poate de simplu, pentru ca un soft management documente capteaza documente. Stocheaza documente, si distribuie si urmareste documentele, insa mai multe detalii puteti afla prezentate cu lux de amanunte in cele ce urmeaza.
Ce este un sistem de gestionare a documentelor?
Un sistem electronic de gestionare a documentelor (DMS) este un sistem pentru stocarea si urmarirea documentelor. A aparut ca o modalitate de a converti documentele de pe hartie in documente digitale. Drept urmare, un DMS este uneori numit soft de arhivare electronica. Dar este mult mai mult decat asta astazi.
Un sistem de gestionare a documentelor este o modalitate de automatizare a proceselor manuale. Si asta il face o parte cheie a unei transformari digitale pentru orice organizatie.
Dar cum functioneaza un sistem de gestionare a documentelor?
- Captura documentului – din orice sursa
Sistemele de gestionare a documentelor trebuie sa efectueze captarea documentelor din orice sursa. Captarea documentelor este posibilitatea de a salva documentele, astfel incat sa le gasiti mai tarziu. De obicei, aceasta inseamna indexare.
Indexarea este in esenta o modalitate de a clasifica un document. Adaugati termeni la metadatele documentului, cum ar fi numarul comenzii sau numarul clientului. Acesti indici faciliteaza gasirea documentelor mai tarziu.
Realizata bine, captarea documentelor va asigura ca puteti gasi orice document maine sau chiar si peste 10 ani. Exista mai multe modalitati prin care puteti capta documente.
Captarea documentelor de hartie
Scanerea de mare viteza a fost folosita de mult timp pentru a captura documente pe hartie. Numai ca scanarea documentelor nu este suficienta, iar gestionarea documentelor pe hartie este departe de a fi eficienta. Un sistem de gestionare a documentelor ar trebui sa preia documente de pe scaner. Poate adauga apoi indexarea dupa numarul de ordine, de exemplu.
Indexarea se poate face manual (de catre dvs. sau de oricine altcineva). Sau indexarea se poate face prin integrarea ecranului resurselor intreprinderii (ERP), prin recunoasterea optica a caracterelor (OCR) sau prin coduri de bare. Sau chiar puteti captura indexuri folosind software de procesare inteligenta.
Capturati pentru e-mail
Mesajele de e-mail si atasamentele lor sunt o parte cheie a desfasurarii activitatilor in prezent. Primirea documentelor importante cum ar fi facturile – prin e-mail este obisnuita. Un sistem de gestionare a documentelor va ofera o modalitate de a capta aceste mesaje si facturi instantaneu.
Capturarea pentru rapoarte generate de sistem
Sistemele de afaceri genereaza rapoarte. Aceste rapoarte ar putea fi de la nivelurile de inventar intr-un depozit pana la tendintele de vanzare. Un sistem de gestionare a documentelor va ofera posibilitatea de a captura aceste rapoarte generate automat. Si asta te ajuta sa le pui la dispozitia managerilor si a echipelor de vanzari mai rapid.
Captura pentru orice aplicatie
Pe langa rapoartele generate de sistem, este posibil sa aveti si alte aplicatii care produc documente. Aplicatiile pentru managementul relatiilor cu clientii (CRM) si planificarea resurselor intreprinderii (ERP) sunt de obicei printre acestea.
Un sistem de gestionare a documentelor va ofera posibilitatea de a importa aceste documente instantaneu. Si asta usureaza directionarea acestora (daca au nevoie de aprobare) sau partajarea acestora.
- Depozitare centrala de documente
Sistemele de gestionare a documentelor trebuie sa aiba un stoc central de documente. Acest lucru este crucial pentru gestionarea si pastrarea documentelor care vin din toate locurile. Acest lucru este important din mai multe motive.
Acces central
Astazi, angajatii au nevoie de acces imediat la documente de oriunde in orice moment. La urma urmei, documentele si rapoartele de afaceri sunt folosite pentru a lua decizii in fiecare zi.
Un sistem de gestionare a documentelor ofera angajatilor posibilitatea de a accesa documente oriunde s-ar afla. Acest lucru se poate face la fata locului. Sau se poate face utilizand stocarea documentelor bazate pe cloud .
Stocarea centrala de documente trebuie utilizata atat pentru continut static, cat si pentru continut dinamic. Continut static inseamna documentele pe care organizatia dvs. le creeaza de obicei in fiecare zi, cum ar fi facturile si comenzile de cumparare. Continut dinamic inseamna documente precum formulare, pagini web si e-mailuri.
Securitatea documentelor
Securitatea documentelor este la fel de importanta ca si accesul central. Iar un sistem de gestionare a documentelor va ofera securitate in doua forme principale.
In primul rand, include controlul versiunii. Pentru unele documente, veti avea nevoie de posibilitatea de a face revizii verificand un document. Dar, de asemenea, veti avea nevoie de abilitatea de a reveni la aceste revizii in cazul in care au fost efectuate gresit. Si asta inseamna urmarirea modificarilor facute cand.
In al doilea rand, sistemele de gestionare a documentelor includ permisiuni, astfel incat sa puteti controla accesul. Aceasta inseamna ca stabiliti cine poate accesa si ce documente. Puteti defini drepturile de autor, revizuire, vizualizare, rute sau stergere a documentelor.
- Recuperarea si distribuirea documentelor
Sistemele de gestionare a documentelor trebuie sa includa preluarea si distribuirea documentelor. Acest lucru este important pentru a va asigura ca puteti utiliza si partaja documentele.
Recuperarea documentelor
Recuperarea documentelor trebuie sa fie rapida si usoara – sau altfel este inutila. Atunci cand un client apeleaza cu o intrebare pe o factura pentru un reprezentant de servicii pentru clienti, acel reprezentant trebuie sa poata prelua factura intr-o clipa.
Sistemele de gestionare a documentelor va ofera functiile de cautare pentru a putea prelua un document in orice cautare de cuvinte cheie. Asta din cauza indexarii. Utilizarea tastelor index corecte va asigura ca veti putea recupera un document.
Deci, cu un sistem de gestionare a documentelor, reprezentantii serviciilor pentru clienti pot raspunde la intrebari in cateva secunde si ii pot face pe clienti fericiti.
Distributia documentelor
Distributia documentelor este o componenta cheie a oricarui sistem de gestionare a documentelor. Este modul in care poti trimite documente catre clienti, vanzatori si chiar angajati.
Sistemele de gestionare a documentelor va ofera posibilitatea de a distribui documente in orice mod de care aveti nevoie, cum ar fi e-mailul si FTP.
Automatizarea proceselor si fluxului de lucru
Distribuirea documentelor este doar inceputul. Sistemele de gestionare a documentelor de astazi trebuie sa poata prelucra continut digital de afaceri, inclusiv fluxuri de lucru (conform cadranului magic Gartner).
Un sistem de gestionare a documentelor va ofera posibilitatea de a automatiza procesele manuale si fluxurile de lucru.
Automatizarea proceselor manuale este simpla. Trebuie doar sa configurati sistemul corect. De exemplu, daca primiti o factura, aceasta poate fi dirijata automat catre un sistem de plata a conturilor. Acolo va fi asortat si platit. Daca sistemul detecteaza o problema, poate trimite o notificare. In caz contrar, factura va fi platita instantaneu. Si asta inseamna ca nu mai trebuie sa urmaresti o factura printr-un proces de aprobare.
Integrarea sistemului de gestionare a documentelor cu ERP-ul dvs. este un alt mod minunat de a automatiza fluxurile de lucru. Cand o comanda isi are originea in ERP, poate declansa un flux de lucru in sistemul de gestionare a documentelor. Acest flux de lucru va prelua comanda printr-un proces de aprobare si va fi indeplinit automat.
